律师事务所如何选择文件管理系统?

善用DMS的团队不但能提升工作效率,而且能够降低成本,改善为客户提供的服务,提升收益。

文件管理系统(Document Management System, 简称DMS)是提高专业团队的生产力、安全性和可扩展性的关键软件。 DMS帮助专业团队管理文档、电子邮件、附件等信息。善用DMS的团队不但能提升工作效率,而且能够降低成本,改善为客户提供的服务,提升收益。

各种不同行业已采用电子文档管理方案,并肯定其应用价值;但不同行业对于生产力工具有不同的特定需要,律师和律师事务所也不例外。面对市场上的所有选择,难免眼花缭乱。有见及此,本文将讨论律师事务所在选择DMS的时候需要注意和考虑的事项,务求从合适的DMS技术方案获得最大价值。本文亦会介绍及比较两个DMS:NetDocuments与iManage。

那么,律师事务所可以留意什么条件或特征,寻找出最适合自己业务的文件管理系统?

1. 文件管理系统除了管理数据,是否切合工作流程?

大多数文件管理解决方案都不是为特定行业而设计。为了吸引广泛受众,一般的DMS产品只包含一些通用功能。这可能无法满足律师事务所对项目管理的严格要求。尽管一些DMS软件可供定制,但定制的过程往往为企业带来更多的金钱和时间成本。选择一个切合工作流程的文件管理系统,可以让团队更轻松地根据业务需求利用各种功能。

2. 文件管理系统是否提供您需要的功能?

在选择文件管理系统的时候列出必需的功能有助缩小选择范围。例如,您是否需要更有效的电子邮件管理功能?是否需要团队协作功能来跟踪项目进度和进行沟通?是否需要数据分析功能来进一步了解团队的绩效和工作量?您正在考虑的软件是否允许您灵活设定用户的权限?有无签入和签出文档的功能?是否可以对文件建立索引和有效检检索?您是否需要标准化的模板文档或工作流程?列出业务的具体需要,文件管理系统的设计能够满足的条件越多,对律师事务所的效益自然越大。

3. 您对文件管理系统的权限设定有什么要求?

谁可以从什么途径索取及编辑储存于DMS的信息?如果该软件仅限于本地服务器,团队不在办公室的时候将无法读取文件。一些软件自称基于云端或具有「云选项」,最好了解其确实功能及定义。例如,软件可能只让用户使用网络浏览器登录,但只有部分有限的功能。如果须要于办公室以外的地方读取文档,可以考虑私有云(Private cloud)上载的软件,或云原生(”cloud native” – 指专门为云端使用而设计的程式)。如果您了解不同云端技术的网络安全事项,也有助选择合适的文件管理系统。

4. 文件管理系统如何执行数据检检索?

系统提供的文档检索参数是否包含文件夹、文件名称、文件正文、标签等?是否允许交叉参数检检索?文件管理系统有无光学字符识别(OCR)功能撷取文档中的数据?选择具备先进检检索功能的软件有助团队随时从海量文档中快速及准确地获取所需的信息检索。

5. 数据迁移由谁负责?

数据迁移是律师事务所采用文档管理系统的关键步骤。有一些文档管理软件要求用户自己处理数据迁移,或另外聘请专业技术人员来提供协助,但相关费用高昂。定下解决方案前,建议先了解清楚技术方案当中有无包含数据迁移的服务,考虑相关的成本和风险。

现在,您已经知道文档管理系统需注意的一些事项,接下来让我们比较一下NetDocuments和iManage。

NetDocuments

NetDocuments是基于云的文档管理系统。平台上的文档按工作区排列。以律师事务所为例,可以选择为每个客户或客户事务创建一个工作区,或为每个律师创建一个工作区来管理他们负责的所有项目。除了管理文档之外,NetDocuments亦提供电子邮件的扩展应用,允许用户对文档进行协作修改、比较文档版本及进行审核批准。该平台也设有移动应用程序。

优点:NetDocuments方便用户从任何地方存取系统上的文档。文档管理系统的文件夹和子文件夹系统简单易用,有效把电子邮件、文档、电子表格、PDF和照片等数据分类及保存。加购电子邮件扩展应用ndMail的公司可以将电子邮件和附件直接保存至系统的文件夹中。我们也特别喜欢NetDocuments允许用户以「只读」模式开启已被签出的文件,为文档编辑功能设置适当权限的同时保持协作所需的透明度。

缺点:NetDocuments提供多个应用程序和扩展程序,虽然各有好处,模块化形式使用户需要在工作中于不同工具之间来回转换,有机会造成不便。另外,NetDocuments的收费根据用户人数和每用户每GB的储存空间而定。每位用户每月由20美元起,并包括1 GB储存空间。律师事务所团队无疑会需要更多储存空间,必须事先考虑其用户数量及相应的储存空间需要,才能准确预算每月的成本。

iManage

iManage文档管理系统主要基于内部部署。系统的数据以项目为单位,每个项目包含客户的文件、电子邮件和管理客户事务的数据。 iManage的检索功能索引所有存于系统上的文档。用户可以于系统设置文档更改警示、文档签入和签出,以及创建标签和配置文件等功能。 iManage提供与Microsoft Office、Dropbox和其他第三方存储程序的集成,并设有适用于iOS用户的应用程序。

优点:iManage具有出色的检索功能,搜寻结果准确地索引系统中的相关文档。文档管理系统还设有大量改善用户文档编辑流程的功能,用户可以于应用程序内直接编辑文档,同时保留原始文档。设置文档和数据的标签、安全和权限设定简单方便。 iManage还提供充足的系统提示,确保用户不会意外丢失重要文档。

缺点:iManage的功能齐全,但相应地需要更多资源。相对于其他文档管理软件,专业服务公司所需的系统成本可能更高。除了购买软件的成本外,iManage的营运还需要强大的服务器等基础设施。

结论

NetDocuments需要附加扩展才能与Microsoft Office和Outlook集成。对于团队较小的事务所,以每用户的储存空间计算的价钱可能是理想的选择。团队可以接驳ShareSpace与其他用户协作处理文档。如果使用ShareSpace的文档少于25个而且个人用户少于25个,效果最佳。一个限制是ShareSpace不能通过NetDocuments的移动应用程式使用。我们认为NetDocuments可能更适合较小型的律师事务所。

iManage设有更成熟的功能设备,但价格相对昂贵,对于大多数中小型公司而言可能是过于复杂的软件。此外,软件的运作还带有特定的技术要求。虽然系统设有云版本及手机应用程式,但后者限于iOS用户。对于中小型律师事务所而言,iManage的价钱可能不合乎成本效益,但对于较大型的、尤其是跨国律师事务所,系统的丰富功能可能更能够满足其业务需求。请留意,Android用户需要通过扩展应用程序才能在其智能手机上连接到iManage。

NetDocuments和iManage以外的文档管理系统

NetDocuments和iManage是品牌DMS,有较多的客户案例;但是,他们两个DMS亦有其优点和缺点。选择技术方案的时候,不妨考虑以律师事务为出发点的软件方案,可能更切合团队的工作流程和业务需要。

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