法律科技为律师带来的5大好处

为什么越来越多律师选择采用法律科技?

法律行业正面临前所未有的机遇与挑战。除了要适应新的遥距工作模式,还须兼顾降低成本、改善客户沟通、数据管理、网络安全等考虑。为了提高竞争力,越来越多律师事务所选择采用技术方案管理业务、团队协作及客户沟通。什么是法律科技?法律科技包括不同范畴的技术方案,例如云端办公平台、文件管理、法律资料搜索等。简单来说,法律科技是为法律行业而设、以改善工作效率及服务质量为目标的技术。

为什么要使用法律科技?以下简述法律科技的5个好处。

(一) 法律科技可显著降低律师事务所营运成本

全球疫情持续,使遥距工作成为职场新常态。很多律师事务所体会到依赖实体文档及缺乏完善的遥距办公工具的痛点,继而寻找远程办公解决方案、文件管理系统、内容管理系统、文件同步及分享方案等技术,让律师事务所团队能够在家或遥距工作。

除了促进文档的数字化和管理之外,远程办公解决方案还通过工作流程自动化及整合电子邮件、日历、考勤等功能来提高效率并降低成本。汤森路透(Thomson Reuters)在2017年对独立律师事务所和精品律师事务所进行的调查发现,律师们平均把40%的工作时间花在法律实践以外的事务上。资料数字化和流程数字化可以大大减少花在繁琐但必要的事务上的时间,从而为法律实践腾出更多的时间和资源。

(二) 法律科技有助提高律师事务所为新经济服务的成本效益

中小型企业和创业公司对于律师事务所而言是一个极具潜力但服务覆盖不足的市场。以英国为例,中小企业占英国540万私营企业的99.9%,但其中大部分为了降低成本而不愿于业务早期寻求法律服务,结果反而需要以更高的法律费用解决燃眉之急。根据英国法律服务委员会(LSB)的统计,法律问题于2018年给中小企业造成了97.9亿英镑年度总损失。法律科技使律师事务所能够提高其服务的成本效益,抢先占据现时仍服务不足但需求持续上升的中小企业市场。

(三) 法律科技确保网络安全和数据管理合规性

律师事务所可借引进技术为契机订立自身的数据管理政策,长远地提高数据安全性。在当今的日常业务中,有不少敏感和机密的信息通过电子邮件或微信等即时通讯软件发送。公司如何确保客户的机密资料不会外泄?数据管理是网络安全的核心问题,当中涉及如何接收、存储、处理、传输、共享或删除资料数据。采用合适的技术方案实施良好的数据管理策略可以减少数据安全事故,并确保拥有适合权限的人员能够在合适的时间读取信息。

有效的数据管理不仅能够优化律师事务所的营运流程,还可以减低数据安全的相关成本。这些成本包括系统检测和升级等费用、业务中断和声誉受损导致的损失、与数据所有者和监管机构处理事故的支出,以及支付监管机构的罚款等;IBM Security出版的报告显示数据安全事故于2020年的平均总成本高达386万美元。合适的法律科技方案对于网络安全和数据管理合规性至关重要。例如,数据的存储及部署会影响所需的保护措施和程度。若使用云端储存,选择公共云、私有云或混合云解决方案,都需要注意不同的隐私和安全考虑。良好的数据管理不但可以增强网络安全,而且还对业务连续性和现代企业的权益保障起关键的作用。

(四) 用法律科技掌握业务数据以提升工作和管理效益

律师可以通过法律科技的进阶搜索和可视化技术深入了解过去案例的细节,从而提高法律研究的准确性和深度。建基于自然语言处理(Natural Language Processing,缩写 NLP)的智能搜索,属人工智能(AI)范畴之一,使用机器学习统计模型提高搜索结果的深度、准确性和相关性。 NLP技术可以应用于公开数据,例如上市公司的披露信息,也可以应用于内部数据,例如法律判例、先例或合同条款。法律科技使用户能够以更短的时间提供更高的商业价值,从而提高律师事务所的业务效益。

知识资源,包括各团队的专长和累计经验,是律师事务所的核心资产。律师日常需要与内部、外部团队和客户进行协作沟通,法律科技能够有效收集并分析各方面的信息并建立标准项目流程,全面地融入各团队成员的专长和经验,使工作流程更趋完善。

通过科技善用集体智慧建立及改良工作流程,不但有利于风险管理和资源管理,而且有助保存宝贵的无形资产,持续提升服务水平和成本效益。

(五) 法律科技改善沟通、建立信任,提升品牌形象

客户更愿意花费与可信赖的律师事务所建立长期关系,而法律科技有助维系及发展与客户互相理解及信任。在澳洲,58%的中小型企业在经营过程中依赖法律服务,但律师事务所的平均客户流失率相当高:统计一年之内,有32%的中小型企业至少更换过一次律师。中小企决定转换律师的原因当中,40%以成本问题为主要原因,但26%中小企认为本来的律师不了解他们的业务,而23%则因为不满律师沟通效率而决定转换法律代理。

有数据证明,积极引进科技来提升服务质素的律师事务所能够显著提高客户满意度。汤森路透的一项调查显示,提供客户门户网站获得的满意度为100%,允许在线文档审阅/标记获得的满意度为96%,而设有电子签名获得的满意度为97%。现今客户大多已把科技融入日常生活及业务,因此善用科技来与客户沟通的律师事务所能够与客户建立更密切的关系,树立良好的品牌形象。

法律科技为什么能够促进律师与客户之间的关系?专属的法律科技平台把工作流程应用程序结合即时通讯功能,使律师团队能够更流畅协作及更新每个项目的最新状态,让客户能够随时了解项目的进展。线上办公解决方案或云端办公平台更集成不同安全的沟通频道,提供电子邮件、即时信息、音视频会议等功能。使用专属平台分享的资料,无论以纯文本、电邮附件、录音或影片等形式上载,都受到私隐保护,根据律师事务所设置的权限允许团队成员及客户读取信息。

现今律师行业的竞争和营运压力与日趋增,要控制成本同时增加产出,因而必须以法律科技来更有效的发挥其知识和经验,凸显自身优势,才能在市场竞争中脱颖而出。传统的工作模式渐渐被科技取代。科技带来更低成本、更高效率、更方便的协作沟通,不但可扩展业务,还可推动长期价值增长。 法律科技与人类智慧、直觉的互动和结合,将为律师带来新的工作方式,推动法律行业的未来发展。

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