Law firms place client confidentiality, legal professional privilege, data privacy and information security to the strictest standards. A law firm’s reputation is built by its integrity and compliance with all laws, regulations, and the professional code of conduct. In the digital era, a software provider’s role goes hand-in-hand with the legal practitioners’ enforcement of data governance, which is integral to cybersecurity. Clearly defined access rights are a key part of efficient decision making for information management and governance.

The International Organization for Standardization (ISO) develops and publishes international standards for regulating a range of business practices, product or service quality, and management techniques. Through third party organizations, businesses can obtain ISO certifications to prove that they meet the standards recommended by ISO. For example, many technology companies pursue certification in ISO/IEC 27001 (IEC is short for the International Electrotechnical Commission), which is globally recognized as an indication that the certified information security management system (ISMS) is aligned with information security best practice, in terms of people and processes as well as technology.

While not every ISO category applies directly to law firms, the standardized guidelines set out for each category provide valuable information about good practices in data access principles and structure. For example, ISO 8000:150 provides a framework for Data Quality Management that law firms could find useful when laying out the roles and responsibilities to govern the collection, management and use of data in a legal practice. Please note, however, that ISO 8000:150 certification is not required for law firms, and that we are just referencing its contents to illustrate standards of good practice. Please bear in mind that these are general guiding principles only and do not correspond to definitions under any data privacy legislation, rules, or regulations.

ISO 8000:150 generally sets out three roles that each organization should have at minimum:

The data manager has the highest level of authority and accountability for the firm’s data. This would typically be a Managing Partner, Senior Partner or equivalent, with the authority to approve the firm’s policies, procedures, and rules on data management. The data manager operates in a high-level company-wide perspective which very often aims to ensure compliance of relevant laws and regulations.

A data administrator is responsible for defining and implementing safeguards for data protection in accordance with policies, procedures and rules approved by the data manager. There can be multiple data administrators in a law firm, each overseeing a single domain such as a specific department or team, e.g. human resources or finance. Data administrators typically supervise the designing and setting up of data management processes in accordance with approved company policies and oversee the implementation of data management strategies within their respective departments. This role is generally held by high-ranking executives of each department.

A data technician processes data on an everyday basis, applying relevant policies, procedures, and rules to ensure the quality and integrity of data. For example, in a department that involves information of the company’s financials, the data technicians would be the employees responsible for organizing the data structure and access control in accordance with the company’s approved policies, procedures and rules.

As more and more law firm data are being processed and stored digitally, whether on internal servers or secure cloud providers, additional technical support will most likely be needed to embed and implement governance controls and processes. Whether in-house or third party, information technology providers form the final piece of the puzzle, completing the law firm’s data management strategy by offering system support and maintaining the firm’s information systems.

People, not technology, are often the weakest link in cybersecurity. The conversation of cybersecurity for law firms is shifting from a technology-focused discussion to a demand for increased engagement from senior management. Without a well thought-out, legally compliant, and practical data governance policy, a company would very often fall short of the standards of ethics and integrity required under modern day corporate governance. Ensuring from the top down that the right people have the right access to data in the firm is a necessary foundation for effective cyber security controls, and thus the strong protection of valuable data that may involve ownership or information rights from third parties.

If you are looking for service providers, choose solutions that make it easy for you to implement your access control policies. LEGALX is designed with strictest information security and access in mind. Its granular level access control can be granted to individuals or teams, given by folder or individual file, or changed in terms of editing, reading, downloading, or deleting rights.

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Data Access Principles for Law Firms: 3 crucial data management roles for every legal practice

3 crucial data management roles for every legal practice

根據普華永道於2019年進行的律師事務所調查，每一位受訪者均報告曾於這一年內遭受網路安全事故。這個數目比上一年增加40%，還比五年前增加了差不多60%。一方面，這些數據可能意味著律師事務所的敏感資料逐漸被針對。另一方面，也有可能是以往的網路安全事故根本沒有被發現；這樣的話，網路安全事故報告近年的增幅則表示越來越多律師事務所已加強對網絡安全的意識。

以下是對律師事務所3個最大的網路威脅：

網路釣魚攻擊
網路釣魚通常牽涉社交工程和技術詐騙，攻擊者會嘗試令網路使用者意外洩露資料或點擊不良連結。網路釣魚在電子郵件中最為普遍，攻擊者可以將律師事務所和客戶作為攻擊目標，模仿一方的電子郵寄地址以使信件看起來更加有說服力。普華永道調查報告訪問的十大律師事務所中有100％報告遭受網路釣魚攻擊。


惡意軟體攻擊
惡意軟體描述旨在獲得未經授權的存取或對資料和系統造成損害的代碼。勒索軟體是一種惡意軟體，通過阻止受害者對設備或網路上檔案或資料的存取而勒索贖金。電子郵件也是勒索軟體最常見的攻擊媒介：據估計，勒索軟體攻擊中有80-90％是通過電子郵件進入的。


資料洩露
資料洩露是指敏感或機密資訊有意或無意地暴露給未授權方。一個著名的例子是2016年的巴拿馬文件駭客攻擊，總部位於巴拿馬的莫薩克—馮賽卡律師事務所（Mossack Fonseca）丟失了2.6 TB資料，是有記錄以來單個事件中遺失的最大資料量。分析認為，這件事件發生的主要原因是律師事務所的客戶門戶網站三年未更新。律師事務所的聲譽受到沉重的打擊。

律師事務所該如何應對這些網路威脅？首先，使用經過獨立權威機構認證的軟體，認證過程當中包括定期的滲透測試。其次，確保更新公司的資訊技術系統，以最大程度地減少駭客可利用的系統漏洞。第三，公司應設計清晰實用的資訊技術手冊，其中應描述處理不同類型資訊時的規程。例如，限制從不熟悉或不安全的電子郵件和網站的下載，以防止惡意軟體攻擊。第四，培訓員工保持良好的網路安全習慣，例如使用強式密碼並注意有可能是網路釣魚的異常通信。

網路威脅一直存在，並將隨著安全措施的發展而繼續提升。 高德納諮詢公司（Gartner）預測，到2022年，全球在網路安全方面的支出將達到1337億美元。通過在整個組織的各個層次上培養良好的網路安全習慣，律師事務所可以建立網路安全戰略奠定堅實的基礎，以檢測和抵禦未來的威脅。

雲辦LEGALX系統沿用國際公認的資訊安全管理系統（ISMS）最佳實踐框架。 雲辦LEGALX瞭解在處理重要資料時需要採取的風險管理和控制措施，注重最佳安全實踐，以有效管理資訊資產的完整性及機密性並儘量減少資訊安全的風險。要確保公司的IT系統有足夠的網路安全保護，請瀏覽我們的網站或與我們聯繫以瞭解有關雲辦LEGALlX的功能和網路安全標準的更多資訊。

根據普華永道於2019年進行的律師事務所調查，每一位受訪者均報告曾於這一年內遭受網路安全事故。這個數目比上一年增加40%，還比五年前增加了差不多60%。一方面，這些數據可能意味著律師事務所的敏感資料逐漸被針對。另一方面，也有可能是以往的網路安全事故根本沒有被發現；這樣的話，網路安全事故報告近年的增幅則表示越來越多律師事務所已加強對網絡安全的意識。現今對律師事務所3個最大的網路威脅是甚麼？

網路威脅對律師事務所做成的3大危機

Google became who they are today by doing one thing to reach the world’s epitome of excellence, the search engine.

Search is undoubtedly an integral part of the digital era. Your specific niche set of data for work or your profession is incredibly valuable today; yet most professionals underestimate the value of data, if it is accessible or retrievable at all. Very often, we are deceived by the word "research" to justify the inherent inefficiencies when accessing or retrieving information before analysis. Our human minds are built for processing complex information deeply but are not designed to “read” through large amount of noise due to natural fatigue.

When was the last time a particular detail, term or name triggered an echo of a previous case or template, only to be unable to materialize as more than a word, or a name? Human memory is fallible, after all - but that is where technology can help. Artificial intelligence (AI) and Natural Language Processing (NLP) are buzzwords that get thrown around a lot, but what can “intelligent” search functions really do for you?

The value of data lies in how you use it. It doesn’t matter if you have access to all the data in the world if it is just sitting around, disorganized and unusable. Effective data search plays an integral role in internal knowledge management as well as data collection from external data sources. Not only does it ensure that you can find what you need when you need it, imagine the time that can be saved by going through vast quantities of information that is available for your professional services or strategic planning.

So where do concepts such as AI and NLP fit in? NLP is a sub-field of AI that allows you to discover content based on relevant context and intent, even if it is not part of the explicit wording of the search. This improves the depth and accuracy of search results, reducing the time and labour required for research. The best search engines combine both search by “Boolean operators” (such as AND, OR, AND NOT) together with NLP search that understands natural language.

Furthermore, the relevance of the set of data varies from industry to industry. Someone working in the legal profession will conduct searches with very different contexts and intents in mind than someone working in a marketing firm. However “smart” a search engine is, its effectiveness depends on the design and thorough understanding of such contexts.

An example is Named Entity Recognition (NER), also known as entity extraction or identification, a form of NLP that detects and categorises named entities. Entity categories could include names, organizations, locations, and field-specific categories such as legal terms and phrases. The more relevant the data is to the task, the more accurate the technology will be at completing it. NER developed from legal data will return more relevant results for ease of analysis.

The Cloudwork team has over five decades of experience in legal and financial services, giving us first hand knowledge of practitioners’ needs which we brought to the development of our NLP-based search engine with professional service practitioners in mind.

LELGALX’s search engine uses NLP to effectively retrieve documents, messages, tasks and file content with links to your projects or case matters. LEGALX’s search engine also covers as per request public knowledge base, giving you clarity to data under your research scope with clarity in seconds.

Why Your Enterprise Search System Matters

The value of data lies in how you use it. 

Why Your Enterprise Search System Matters?

Most of us in this day and age cannot avoid the involvement of technology in some form in our professional lives. Whether in the form of client emails, contracts or internal documentation, more and more important information is being stored and shared online. When so much information is stored and transferred in digital form, keeping sensitive data private is an important part of ensuring client confidentiality and data security. For any solutions that a professional service provider uses, such as cloud storage, DMS or productivity solutions that have access to your data, you should understand how they protect your data. One important matter to be aware of is how your data is encrypted.

Encryption is the process of encoding information. This process converts the original representation of the information, known as plaintext, into an alternative form known as ciphertext that no one but the target recipient will be able to decrypt for readability. The recipient holds a key for decryption, which is when data is translated back into its original readable form. More complex understanding involves the use of specific mathematical formulae to perform symmetric or asymmetric encryption.

Encryption can be applied to data in transit and data at rest. Knowing the difference between the two is important because it is important to minimize vulnerabilities in both mechanisms.

Data in transit is also known as data in motion, and describes data that is actively moving from one location to another, whether it is across the internet, web browsers, between devices, or through a private network. Data is often less secure while in motion, so it is important to ensure effective data protection. Data in transit can be protected by encrypting data before it is moved, or by using encrypted connections such as HTTPS, SSL, TLS, or FTPS.

Data at rest describes data that is not in motion, which includes data archived or stored on a device or network, such as a hard drive, laptop or flash drive. Data at rest can be protected by encrypting sensitive files before they are stored, or by encrypting the entire storage drive itself.

LEGALX is an SaaS solution that uses military grade cloud storage services. Our services support a number of options to encrypt data at rest, including service-managed keys, customer-managed keys, and client-side encryption. For data in transit, our services use the TLS (Transport Layer Security) protocol to protect data in transit between cloud services and customers, as well as SSL (Secure Sockets Layer), a standard security technology for establishing an encrypted link between a web/mail server and a client.

For any solutions that a professional service provider uses, such as cloud storage, DMS or productivity solutions that have access to your data, you should understand how they protect your data. One important matter to be aware of is how your data is encrypted. What are the different kinds of encryption involved in data protection?

What Professional Service Providers Need to Know about Encryption

We see this time and time again: A law firm’s local file server has reached its end-of-life and has become a headache to maintain. So the firm looks to the cloud to modernize its file storage and document management. Wouldn’t it be great to get rid of that server and be able to access documents from anywhere?

A solution search often leads the firm to “public cloud” services like DropBox, Google Drive or Box. The firm transitions to such a consumer-grade cloud storage service, only to find that its features are insufficient to sustain the needs of a legal service provider. Eventually, the firm incurs further costs and complications in subscribing to other applications to provide the necessary functionality.

The Problem with Consumer-Grade Cloud Storage

Consumer-grade cloud storage services, such as DropBox, Google Drive, or Box, are designed for home and consumer use, not for businesses, and certainly not for the sophisticated needs of law firms. These products often lack document management features beyond simple storage, such as version management, indexing, search, metadata, and more.

Another fundamental problem with these services lies in the limited scalability of data synchronization. Many such products attempt to synchronize data to each user’s computer. This is a good solution for a small organization of a few people, but when you get to more than a few users, synchronization becomes inefficient and inconsistent. The resulting data asymmetry between one person’s computer and another’s increases the risk of error, which could lead to costly consequences for the company.

Thirdly, many established and functionally sophisticated services are not accessible in the Mainland China area.

Lastly, consumer-grade cloud storage likely does not support setting a controlled environment for downloading a file. As information security is paramount to enterprise risk management, using such cloud storage services may put the company at risk of having proprietary information leaked.

Consumer-grade services are great for personal storage and sharing of files. However, in a business context, such services are often not robust enough, do not scale well, and lack features required by most professional service firms.

What is a Document Management System (DMS)?

The term Document Management will vary depending on whom you ask to define it. Some consumer-grade cloud storage services self-describe their products as document management solutions, while other service providers may insist upon a certain list of features being present in order to count as a DMS. At the end of the day, semantics don’t matter–what matters is the functionality your business requires.

For a business providing legal services, we suggest that an effective legal DMS should ideally include the following features:

Project Management and Collaboration: A system that supports real-time collaboration amongst multiple stakeholders.

Workflow-centric Document Storage & Management: Re-use past project workflows and documents with minimal effort of retrieval.

Email Management: Save and file emails together with relevant documentation.

Indexing & Search: Indexing is the key to quickly locating a specific document.

Version Control: See, compare, and restore prior versions of a document.

Document Locking: prevent other users from modifying a document while you are working on it or to protect a finalized version.

Document Profiling or Tagging: Tag or code documents for easy internal identification, such as by document type, case nature, internal case references, etc.

Alerts & Reminders: Receive notifications when a specific event is updated or changed.

Analytics: Review and understand different aspects of productivity in a confidential environment driven by rigorous access control.

Many consumer-grade cloud storage services are designed for home and individual use, not for businesses, and certainly not for the sophisticated needs of law firms. These products often lack document management features beyond simple storage, such as version management, indexing, search, metadata, and more. What features should an effective legal DMS include?

What difference can a DMS make to a legal practice?

Learn how cloud document management system transforms your legal practice. 

Why do Lawyers Need Cloud Document Management Systems?

通稱雲端的軟件和服務，包括各種使用共享計算資源在互聯網上運行的技術。雲計算的優勢包括增加文件存儲容量、更方便的文件共享和更輕鬆的數據備份。對於律師事務所而言，這意味著不再需要在辦公場所存儲、看守和維修物理服務器；不再需要尋找最後一位拿走USB進行文件傳輸的同事；不再需要為未保存就被關閉的檔案而驚慌。雲計算的主要缺點是需要互聯網連接，但是，以現今的技術發展，許多雲計算應用程序已支持脫機工作，並於互聯網連接恢復後進行自動同步更新。

以下將介紹三種格具特點和優勢的雲儲存方案：公共雲（Public cloud）、私有雲（Private cloud）和混合雲（Hybrid cloud）。

公共雲存儲解決方案由第三方服務提供商通過互聯網提供，所有硬件，軟件和其他支持基礎架構均由雲提供商（“Cloud Service Provider”）擁有和管理。這些解決方案的用戶－亦稱“租戶”－可以通過網絡瀏覽器使用這些服務，並且與其他租戶共享硬件，存儲和網絡設備。維護數據所有權的條款一般包含在用戶和實際服務提供商（通常是軟件即服務，以下簡稱“ SaaS”）之間的服務合同，需注意的一點是SaaS提供商未必等同雲提供商。提供數據備份並承認法律所有權的SaaS，可以進一步保護最終用戶的數據所有權。

常見的公共雲包括Amazon Elastic Compute Cloud（EC2）、Google AppEngine和Windows Azure Services Platform。

雲提供商經常運營和維護龐大的服務器網絡，從而使客戶端享有相對較高的可擴展性和可靠性。提供商亦會處理硬件和軟件方面的事項，降低客戶使用公共雲解決方案的採購和維護成本。由於公共雲的安全性監控很大程度上限於雲提供商，所以一個經常被提及的缺點是客戶相對缺乏對安全設置的控制。但是，當公共雲的實施通過設有適當安全性方案的SaaS，公共雲可以與私有雲一樣安全，甚至比私有雲更安全。

私有雲也稱為內部雲或企業雲，物理主機可置於企業的數據中心，也可以由第三方服務提供商託管。私有雲與公共雲的主要區別在於前者的服務和基礎架構限於專用網絡上，並只能由一個企業使用。公共雲能提供更多計算資源，但用戶要與更多其他租戶共享這些資源。

著名的私有雲提供商包括Hewlett Packard Enterprise（HPE），VMware，Dell和Oracle。

私有雲為內部調整和自訂安全控制措施帶來更多靈活性。但是，即使使用由第三方提供商託管的私有雲解決方案，企業仍須要負責軟件和硬件的實施和維護，這方面的成本可能會限制方案的可擴展性。沒有專職信息技術支持的企業更應考慮潛在的時間、成本，以及升級基礎架構的限制，衡量使用私有雲實際帶來的邊際效益。

混合雲通過允許私有雲與公共雲共享數據和應用程序，結合私有雲本地基礎設施及公共雲服務帶來的好處。混合雲使敏感數據可以在私有雲上得到保護，同時讓公共或面向客戶的信息可以在公共雲上進行更大數量的交換。混合雲啟用「雲爆發 」（”Cloud  bursting”），即應用程序在私有雲中運行，直至需求激增導致其「爆發」到公共雲以運用更多的計算資源。

混合雲的例子包括AWS上的VMware Cloud，用於Google Cloud的Cisco混合雲平台和Microsoft的Azure混合雲。

混合雲為調整資源使用量帶來極大的靈活性，並且進一步增加讀取權限和安全控制的選項。當然，更全面的選擇亦會增加實施和維護的複雜性，從而增加這方面的成本。

具有足夠基礎設施和資源的大型律師事務所可以選擇使用自己的私有雲。中小型律師事務所可能會更受益於公共雲或混合雲解決方案。如果降低成本是當務之急，公共雲解決方案可能更可取；如果以現有基礎架構的未來擴展為重點，那麼混合雲可能更合適。

雲端儲存只是開端，而不是結論。尤其對於中小型公司，把技術需求外判給第三方SaaS而減少內部技術支出可能更具成本效益。像雲辦LEGALX等建基於雲存儲的解決方案可為律師提供符合成本效益的工作管理工具。

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「雲端」究竟是甚麼？公共雲（Public cloud）、私有雲（Private cloud）、混合雲（Hybrid cloud）三種雲端儲存方案有甚麼分別？對於律師事務所而言，更重要的是，如何從不同種類的雲端中作出選擇？

認識3種雲端儲存方案：公共雲（Public cloud）、私有雲（Private cloud）、混合雲（Hybrid cloud）

「雲端」究竟是甚麼？對於律師事務所而言，更重要的是，如何從不同種類的雲端中作出選擇？

文件管理系統（Document Management System, 簡稱DMS）是提高專業團隊的生產力、安全性和可擴展性的關鍵軟件。 DMS幫助專業團隊管理文檔、電子郵件、附件等信息。善用DMS的團隊不但能提升工作效率，而且能夠降低成本，改善為客戶提供的服務，提升收益。

各種不同行業已採用電子文檔管理方案，並肯定其應用價值；但不同行業對於生產力工具有不同的特定需要，律師和律師事務所也不例外。面對市場上的所有選擇，難免眼花繚亂。有見及此，本文將討論律師事務所在選擇DMS的時候需要注意和考慮的事項，務求從合適的DMS技術方案獲得最大價值。本文亦會介紹及比較兩個DMS：NetDocuments與iManage。

那麼，律師事務所可以留意甚麼條件或特徵，尋找出最適合自己業務的文件管理系統？

1. 文件管理系統除了管理數據，是否切合工作流程？

大多數文件管理解決方案都不是為特定行業而設計。為了吸引廣泛受眾，一般的DMS產品只包含一些通用功能。這可能無法滿足律師事務所對項目管理的嚴格要求。儘管一些DMS軟件可供定制，但定制的過程往往為企業帶來更多的金錢和時間成本。選擇一個切合工作流程的文件管理系統，可以讓團隊更輕鬆地根據業務需求利用各種功能。

2. 文件管理系統是否提供您需要的功能？

在選擇文件管理系統的時候列出必需的功能有助縮小選擇範圍。例如，您是否需要更有效的電子郵件管理功能？是否需要團隊協作功能來跟踪項目進度和進行溝通？是否需要數據分析功能來進一步了解團隊的績效和工作量？您正在考慮的軟件是否允許您靈活設定用戶的權限？有無簽入和簽出文檔的功能？是否可以對文件建立索引和有效檢檢索？您是否需要標準化的模板文檔或工作流程？列出業務的具體需要，文件管理系統的設計能夠滿足的條件越多，對律師事務所的效益自然越大。

3. 您對文件管理系統的權限設定有甚麼要求？

誰可以從甚麼途徑索取及編輯儲存於DMS的信息？如果該軟件僅限於本地服務器，團隊不在辦公室的時候將無法讀取文件。一些軟件自稱基於雲端或具有「雲選項」，最好了解其確實功能及定義。例如，軟件可能只讓用戶使用網絡瀏覽器登錄，但只有部分有限的功能。如果須要於辦公室以外的地方讀取文檔，可以考慮私有雲（Private cloud）上載的軟件，或雲原生（”cloud native” – 指專門為雲端使用而設計的程式）。如果您了解不同雲端技術的網絡安全事項，也有助選擇合適的文件管理系統。

4. 文件管理系統如何執行數據檢檢索？

系統提供的文檔檢索參數是否包含文件夾、文件名稱、文件正文、標籤等？是否允許交叉參數檢檢索？文件管理系統有無光學字符識別（OCR）功能擷取文檔中的數據？選擇具備先進檢檢索功能的軟件有助團隊隨時從海量文檔中快速及準確地獲取所需的信息檢索。

數據遷移是律師事務所採用文檔管理系統的關鍵步驟。有一些文檔管理軟件要求用戶自己處理數據遷移，或另外聘請專業技術人員來提供協助，但相關費用高昂。定下解決方案前，建議先了解清楚技術方案當中有無包含數據遷移的服務，考慮相關的成本和風險。

現在，您已經知道文檔管理系統需注意的一些事項，接下來讓我們比較一下NetDocuments和iManage。

NetDocuments是基於雲的文檔管理系統。平台上的文檔按工作區排列。以律師事務所為例，可以選擇為每個客戶或客戶事務創建一個工作區，或為每個律師創建一個工作區來管理他們負責的所有項目。 除了管理文檔之外，NetDocuments亦提供電子郵件的擴展應用，允許用戶對文檔進行協作修改、比較文檔版本及進行審核批准。該平台也設有移動應用程序。

優點：NetDocuments方便用戶從任何地方存取系統上的文檔。文檔管理系統的文件夾和子文件夾系統簡單易用，有效把電子郵件、文檔、電子表格、PDF和照片等數據分類及保存。加購電子郵件擴展應用ndMail的公司可以將電子郵件和附件直接保存至系統的文件夾中。我們也特別喜歡NetDocuments允許用戶以「只讀」模式開啟已被簽出的文件，為文檔編輯功能設置適當權限的同時保持協作所需的透明度。

缺點：NetDocuments提供多個應用程序和擴展程序，雖然各有好處，模塊化形式使用戶需要在工作中於不同工具之間來回轉換，有機會造成不便。另外，NetDocuments的收費根據用戶人數和每用戶每GB的儲存空間而定。每位用戶每月由20美元起，並包括1 GB儲存空間。律師事務所團隊無疑會需要更多儲存空間，必須事先考慮其用戶數量及相應的儲存空間需要，才能準確預算每月的成本。

iManage文檔管理系統主要基於內部部署。系統的數據以項目為單位，每個項目包含客戶的文件、電子郵件和管理客戶事務的數據。iManage的檢索功能索引所有存於系統上的文檔。用戶可以於系統設置文檔更改警示、文檔簽入和簽出，以及創建標籤和配置文件等功能。iManage提供與Microsoft Office、Dropbox和其他第三方存儲程序的集成，並設有適用於iOS用戶的應用程序。

優點：iManage具有出色的檢索功能，搜尋結果準確地索引系統中的相關文檔。文檔管理系統還設有大量改善用戶文檔編輯流程的功能，用戶可以於應用程序內直接編輯文檔，同時保留原始文檔。設置文檔和數據的標籤、安全和權限設定簡單方便。 iManage還提供充足的系統提示，確保用戶不會意外丟失重要文檔。

缺點：iManage的功能齊全，但相應地需要更多資源。相對於其他文檔管理軟件，專業服務公司所需的系統成本可能更高。除了購買軟件的成本外，iManage的營運還需要強大的服務器等基礎設施。 

NetDocuments需要附加擴展才能與Microsoft Office和Outlook集成。對於團隊較小的事務所，以每用戶的儲存空間計算的價錢可能是理想的選擇。團隊可以接駁ShareSpace與其他用戶協作處理文檔。如果使用ShareSpace的文檔少於25個而且個人用戶少於25個，效果最佳。一個限制是ShareSpace不能通過NetDocuments的移動應用程式使用。我們認為NetDocuments可能更適合較小型的律師事務所。

iManage設有更成熟的功能設備，但價格相對昂貴，對於大多數中小型公司而言可能是過於複雜的軟件。此外，軟件的運作還帶有特定的技術要求。雖然系統設有雲版本及手機應用程式，但後者限於iOS用戶。對於中小型律師事務所而言，iManage的價錢可能不合乎成本效益，但對於較大型的、尤其是跨國律師事務所，系統的豐富功能可能更能夠滿足其業務需求。請留意，Android用戶需要通過擴展應用程序才能在其智能手機上連接到iManage。

NetDocuments和iManage以外的文檔管理系統

NetDocuments和iManage是品牌DMS，有較多的客戶案例；但是，他們兩個DMS亦有其優點和缺點。選擇技術方案的時候，不妨考慮以律師事務為出發點的軟件方案，可能更切合團隊的工作流程和業務需要。

雲辦LEGALX是為專業團隊的工作流程和日常協作辦公而設計的文檔和項目管理軟件，可以幫助律師事務所電子化，通過遠程辦公提升工作效能。雲辦LEGALX不僅是一個DMS 文檔管理系統，亦是一個全方位的一站式線上辦公解決方案，結合了雲原生界面，雲盤以及現代協同辦公工具（例如Asana）的許多强大功能。此外，雲辦LEGALX的軍用級數據安全系統內置詳細的審計跟踪記錄和權限設定，同時亦可以把重複的工作流程自動化方便日後使用。

律師事務所可以留意甚麼條件或特徵，尋找出最適合自己業務的文件管理系統？ 品牌EDMS NetDocuments 和 iManage該如何比較？

律師事務所如何選擇合適的文件管理系統(DMS)

善用DMS的團隊不但能提升工作效率，而且能夠降低成本，改善為客戶提供的服務，提升收益。

律師事務所如何選擇文件管理系統？

法律行業正面臨前所未有的機遇與挑戰。除了要適應新的遙距工作模式，還須兼顧降低成本、改善客戶溝通、數據管理、網絡安全等考慮。為了提高競爭力，越來越多律師事務所選擇採用技術方案管理業務、團隊協作及客戶溝通。甚麼是LegalTech？LegalTech包括不同範疇的技術方案，例如雲端辦公平台、文件管理、法律資料搜索等。簡單來說，LegalTech是為法律行業而設、以改善工作效率及服務質量為目標的技術。

為甚麼要使用LegalTech？以下簡述LegalTech的５個好處。

(一) LegalTech可顯著降低律師事務所營運成本

全球疫情持續，使遙距工作成為職場新常態。很多律師事務所體會到依賴實體文檔及缺乏完善的遙距辦公工具的痛點，繼而尋找遠程辦公解決方案、文件管理系統、内容管理系统、文件同步及分享方案等技術，讓律師事務所團隊能夠在家或遙距工作。

除了促進文檔的數字化和管理之外，遠程辦公解決方案還通過工作流程自動化及整合電子郵件、日曆、考勤等功能來提高效率並降低成本。湯森路透（Thomson Reuters）在2017年對獨立律師事務所和精品律師事務所進行的調查發現，律師們平均把40％的工作時間花在法律實踐以外的事務上。資料數字化和流程數字化可以大大減少花在繁瑣但必要的事務上的時間，從而為法律實踐騰出更多的時間和資源。

(二) LegalTech有助提高律師事務所為新經濟服務的成本效益

中小型企業（SME）和創業公司對於律師事務所而言是一個極具潛力但服務覆蓋不足的市場。以英國為例，中小企業佔英國540萬私營企業的99.9％，但其中大部分為了降低成本而不願於業務早期尋求法律服務，結果反而需要以更高的法律費用解決燃眉之急。根據英國法律服務委員會（LSB）的統計，法律問題於2018年給中小企業造成了97.9億英鎊年度總損失。LegalTech使律師事務所能夠提高其服務的成本效益，搶先佔據現時仍服務不足但需求持續上升的中小企業市場。

(三) LegalTech確保網絡安全和數據管理合規性

律師事務所可藉引進技術為契機訂立自身的數據管理政策，長遠地提高數據安全性。在當今的日常業務中，有不少敏感和機密的信息通過電子郵件或Whatsapp、微信等即時通訊軟件發送。公司如何確保客戶的機密資料不會外泄？數據管理是網絡安全的核心問題，當中涉及如何接收、存儲、處理、傳輸、共享或刪除資料數據。採用合適的技術方案實施良好的數據管理策略可以減少數據安全事故，並確保擁有適合權限的人員能夠在合適的時間讀取信息。

有效的數據管理不僅能夠優化律師事務所的營運流程，還可以減低數據安全的相關成本。這些成本包括系統檢測和升級等費用、業務中斷和聲譽受損導致的損失、與數據所有者和監管機構處理事故的支出，以及支付監管機構的罰款等；IBM Security出版的報告顯示數據安全事故於2020年的平均總成本高達386萬美元。合適的LegalTech方案對於網絡安全和數據管理合規性至關重要。例如，數據的存儲及部署會影響所需的保護措施和程度。若使用雲端儲存，選擇公共雲、私有雲或混合雲解決方案，都需要注意不同的隱私和安全考慮。良好的數據管理不但可以增強網絡安全，而且還對業務連續性和現代企業的權益保障起關鍵的作用。

(四) 用LegalTech掌握業務數據以提升工作和管理效益

律師可以通過LegalTech的進階搜索和可視化技術深入了解過去案例的細節，從而提高法律研究的準確性和深度。建基於自然語言處理（Natural Language Processing，縮寫 NLP）的智能搜索，屬人工智能（AI）範疇之一，使用機器學習統計模型提高搜索結果的深度、準確性和相關性。NLP技術可以應用於公開數據，例如上市公司的披露信息，也可以應用於內部數據，例如法律判例、先例或合同條款。LegalTech使用戶能夠以更短的時間提供更高的商業價值，從而提高律師事務所的業務效益。

知識資源，包括各團隊的專長和纍計經驗，是律師事務所的核心資產。律師日常需要與内部、外部團隊和客戶進行協作溝通，LegalTech能夠有效收集並分析各方面的信息並建立標準項目流程，全面地融入各團隊成員的專長和經驗，使工作流程更趨完善。

通過科技善用集體智慧建立及改良工作流程，不但有利於風險管理和資源管理，而且有助保存寶貴的無形資產，持續提升服務水平和成本效益。

(五) LegalTech改善溝通、建立信任，提升品牌形象

客戶更願意花費與可信賴的律師事務所建立長期關係，而LegalTech有助維繫及發展與客戶互相理解及信任。在澳洲，58％的中小型企業在經營過程中依賴法律服務，但律師事務所的平均客戶流失率相當高：統計一年之內，有32％的中小型企業至少更換過一次律師。中小企決定轉換律師的原因當中，40％以成本問題為主要原因，但26％中小企認為本來的律師不了解他們的業務，而23％則因為不滿律師溝通效率而決定轉換法律代理。

有數據證明，積極引進科技來提升服務質素的律師事務所能夠顯著提高客戶滿意度。湯森路透的一項調查顯示，提供客戶門戶網站獲得的滿意度為100％，允許在線文檔審閱/標記獲得的滿意度為96％，而設有電子簽名獲得的滿意度為97％。現今客戶大多已把科技融入日常生活及業務，因此善用科技來與客戶溝通的律師事務所能夠與客戶建立更密切的關係，樹立良好的品牌形象。

LegalTech為甚麼能夠促進律師與客戶之間的關係？專屬的LegalTech平台把工作流程應用程序結合即時通訊功能，使律師團隊能夠更流暢協作及更新每個項目的最新狀態，讓客戶能夠隨時了解項目的進展。線上辦公解決方案或雲端辦公平台更集成不同安全的溝通頻道，提供電子郵件、即時信息、音視頻會議等功能。使用專屬平台分享的資料，無論以純文本、電郵附件、錄音或影片等形式上載，都受到私隱保護，根據律師事務所設置的權限允許團隊成員及客戶讀取信息。

現今律師行業的競爭和營運壓力與日趨增，要控制成本同時增加產出，因而必須以LegalTech來更有效的發揮其知識和經驗，凸顯自身優勢，才能在市場競爭中脫穎而出。傳統的工作模式漸漸被科技取代。科技帶來更低成本、更高效率、更方便的協作溝通，不但可擴展業務，還可推動長期價值增長。LegalTech與人類智慧、直覺的互動和結合，將為律師帶來新的工作方式，推動法律行業的未來發展。

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為什麼越來越多律師選擇採用LegalTech（法律科技）？LegalTech為法律行業而設、以改善工作效率及服務質量為目標，包括雲端辦公平台、文件管理、法律資料搜索等。本文將簡述LegalTech的５個好處，看看科技如何為律師帶來新的工作方式，推動法律行業的未來發展。

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