律師事務所如何選擇文件管理系統?

善用DMS的團隊不但能提升工作效率,而且能夠降低成本,改善為客戶提供的服務,提升收益。

文件管理系統(Document Management System, 簡稱DMS)是提高專業團隊的生產力、安全性和可擴展性的關鍵軟件。 DMS幫助專業團隊管理文檔、電子郵件、附件等信息。善用DMS的團隊不但能提升工作效率,而且能夠降低成本,改善為客戶提供的服務,提升收益。

各種不同行業已採用電子文檔管理方案,並肯定其應用價值;但不同行業對於生產力工具有不同的特定需要,律師和律師事務所也不例外。面對市場上的所有選擇,難免眼花繚亂。有見及此,本文將討論律師事務所在選擇DMS的時候需要注意和考慮的事項,務求從合適的DMS技術方案獲得最大價值。本文亦會介紹及比較兩個DMS:NetDocuments與iManage。

那麼,律師事務所可以留意甚麼條件或特徵,尋找出最適合自己業務的文件管理系統?

1. 文件管理系統除了管理數據,是否切合工作流程?

大多數文件管理解決方案都不是為特定行業而設計。為了吸引廣泛受眾,一般的DMS產品只包含一些通用功能。這可能無法滿足律師事務所對項目管理的嚴格要求。儘管一些DMS軟件可供定制,但定制的過程往往為企業帶來更多的金錢和時間成本。選擇一個切合工作流程的文件管理系統,可以讓團隊更輕鬆地根據業務需求利用各種功能。

2. 文件管理系統是否提供您需要的功能?

在選擇文件管理系統的時候列出必需的功能有助縮小選擇範圍。例如,您是否需要更有效的電子郵件管理功能?是否需要團隊協作功能來跟踪項目進度和進行溝通?是否需要數據分析功能來進一步了解團隊的績效和工作量?您正在考慮的軟件是否允許您靈活設定用戶的權限?有無簽入和簽出文檔的功能?是否可以對文件建立索引和有效檢檢索?您是否需要標準化的模板文檔或工作流程?列出業務的具體需要,文件管理系統的設計能夠滿足的條件越多,對律師事務所的效益自然越大。

3. 您對文件管理系統的權限設定有甚麼要求?

誰可以從甚麼途徑索取及編輯儲存於DMS的信息?如果該軟件僅限於本地服務器,團隊不在辦公室的時候將無法讀取文件。一些軟件自稱基於雲端或具有「雲選項」,最好了解其確實功能及定義。例如,軟件可能只讓用戶使用網絡瀏覽器登錄,但只有部分有限的功能。如果須要於辦公室以外的地方讀取文檔,可以考慮私有雲(Private cloud)上載的軟件,或雲原生(”cloud native” – 指專門為雲端使用而設計的程式)。如果您了解不同雲端技術的網絡安全事項,也有助選擇合適的文件管理系統。

4. 文件管理系統如何執行數據檢檢索?

系統提供的文檔檢索參數是否包含文件夾、文件名稱、文件正文、標籤等?是否允許交叉參數檢檢索?文件管理系統有無光學字符識別(OCR)功能擷取文檔中的數據?選擇具備先進檢檢索功能的軟件有助團隊隨時從海量文檔中快速及準確地獲取所需的信息檢索。

5. 數據遷移由誰負責?

數據遷移是律師事務所採用文檔管理系統的關鍵步驟。有一些文檔管理軟件要求用戶自己處理數據遷移,或另外聘請專業技術人員來提供協助,但相關費用高昂。定下解決方案前,建議先了解清楚技術方案當中有無包含數據遷移的服務,考慮相關的成本和風險。

現在,您已經知道文檔管理系統需注意的一些事項,接下來讓我們比較一下NetDocuments和iManage。

NetDocuments

NetDocuments是基於雲的文檔管理系統。平台上的文檔按工作區排列。以律師事務所為例,可以選擇為每個客戶或客戶事務創建一個工作區,或為每個律師創建一個工作區來管理他們負責的所有項目。 除了管理文檔之外,NetDocuments亦提供電子郵件的擴展應用,允許用戶對文檔進行協作修改、比較文檔版本及進行審核批准。該平台也設有移動應用程序。

優點:NetDocuments方便用戶從任何地方存取系統上的文檔。文檔管理系統的文件夾和子文件夾系統簡單易用,有效把電子郵件、文檔、電子表格、PDF和照片等數據分類及保存。加購電子郵件擴展應用ndMail的公司可以將電子郵件和附件直接保存至系統的文件夾中。我們也特別喜歡NetDocuments允許用戶以「只讀」模式開啟已被簽出的文件,為文檔編輯功能設置適當權限的同時保持協作所需的透明度。

缺點:NetDocuments提供多個應用程序和擴展程序,雖然各有好處,模塊化形式使用戶需要在工作中於不同工具之間來回轉換,有機會造成不便。另外,NetDocuments的收費根據用戶人數和每用戶每GB的儲存空間而定。每位用戶每月由20美元起,並包括1 GB儲存空間。律師事務所團隊無疑會需要更多儲存空間,必須事先考慮其用戶數量及相應的儲存空間需要,才能準確預算每月的成本。

iManage

iManage文檔管理系統主要基於內部部署。系統的數據以項目為單位,每個項目包含客戶的文件、電子郵件和管理客戶事務的數據。iManage的檢索功能索引所有存於系統上的文檔。用戶可以於系統設置文檔更改警示、文檔簽入和簽出,以及創建標籤和配置文件等功能。iManage提供與Microsoft Office、Dropbox和其他第三方存儲程序的集成,並設有適用於iOS用戶的應用程序。

優點:iManage具有出色的檢索功能,搜尋結果準確地索引系統中的相關文檔。文檔管理系統還設有大量改善用戶文檔編輯流程的功能,用戶可以於應用程序內直接編輯文檔,同時保留原始文檔。設置文檔和數據的標籤、安全和權限設定簡單方便。 iManage還提供充足的系統提示,確保用戶不會意外丟失重要文檔。

缺點:iManage的功能齊全,但相應地需要更多資源。相對於其他文檔管理軟件,專業服務公司所需的系統成本可能更高。除了購買軟件的成本外,iManage的營運還需要強大的服務器等基礎設施。

結論

NetDocuments需要附加擴展才能與Microsoft Office和Outlook集成。對於團隊較小的事務所,以每用戶的儲存空間計算的價錢可能是理想的選擇。團隊可以接駁ShareSpace與其他用戶協作處理文檔。如果使用ShareSpace的文檔少於25個而且個人用戶少於25個,效果最佳。一個限制是ShareSpace不能通過NetDocuments的移動應用程式使用。我們認為NetDocuments可能更適合較小型的律師事務所。

iManage設有更成熟的功能設備,但價格相對昂貴,對於大多數中小型公司而言可能是過於複雜的軟件。此外,軟件的運作還帶有特定的技術要求。雖然系統設有雲版本及手機應用程式,但後者限於iOS用戶。對於中小型律師事務所而言,iManage的價錢可能不合乎成本效益,但對於較大型的、尤其是跨國律師事務所,系統的豐富功能可能更能夠滿足其業務需求。請留意,Android用戶需要通過擴展應用程序才能在其智能手機上連接到iManage。

NetDocuments和iManage以外的文檔管理系統

NetDocuments和iManage是品牌DMS,有較多的客戶案例;但是,他們兩個DMS亦有其優點和缺點。選擇技術方案的時候,不妨考慮以律師事務為出發點的軟件方案,可能更切合團隊的工作流程和業務需要。

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