LegalTech(法律科技)為律師帶來的5大好處

為什麼越來越多律師選擇採用法律科技?

法律行業正面臨前所未有的機遇與挑戰。除了要適應新的遙距工作模式,還須兼顧降低成本、改善客戶溝通、數據管理、網絡安全等考慮。為了提高競爭力,越來越多律師事務所選擇採用技術方案管理業務、團隊協作及客戶溝通。甚麼是LegalTech?LegalTech包括不同範疇的技術方案,例如雲端辦公平台、文件管理、法律資料搜索等。簡單來說,LegalTech是為法律行業而設、以改善工作效率及服務質量為目標的技術。

為甚麼要使用LegalTech?以下簡述LegalTech的5個好處。

(一) LegalTech可顯著降低律師事務所營運成本

全球疫情持續,使遙距工作成為職場新常態。很多律師事務所體會到依賴實體文檔及缺乏完善的遙距辦公工具的痛點,繼而尋找遠程辦公解決方案、文件管理系統、内容管理系统、文件同步及分享方案等技術,讓律師事務所團隊能夠在家或遙距工作。

除了促進文檔的數字化和管理之外,遠程辦公解決方案還通過工作流程自動化及整合電子郵件、日曆、考勤等功能來提高效率並降低成本。湯森路透(Thomson Reuters)在2017年對獨立律師事務所和精品律師事務所進行的調查發現,律師們平均把40%的工作時間花在法律實踐以外的事務上。資料數字化和流程數字化可以大大減少花在繁瑣但必要的事務上的時間,從而為法律實踐騰出更多的時間和資源。

(二) LegalTech有助提高律師事務所為新經濟服務的成本效益

中小型企業(SME)和創業公司對於律師事務所而言是一個極具潛力但服務覆蓋不足的市場。以英國為例,中小企業佔英國540萬私營企業的99.9%,但其中大部分為了降低成本而不願於業務早期尋求法律服務,結果反而需要以更高的法律費用解決燃眉之急。根據英國法律服務委員會(LSB)的統計,法律問題於2018年給中小企業造成了97.9億英鎊年度總損失。LegalTech使律師事務所能夠提高其服務的成本效益,搶先佔據現時仍服務不足但需求持續上升的中小企業市場。

(三) LegalTech確保網絡安全和數據管理合規性

律師事務所可藉引進技術為契機訂立自身的數據管理政策,長遠地提高數據安全性。在當今的日常業務中,有不少敏感和機密的信息通過電子郵件或Whatsapp、微信等即時通訊軟件發送。公司如何確保客戶的機密資料不會外泄?數據管理是網絡安全的核心問題,當中涉及如何接收、存儲、處理、傳輸、共享或刪除資料數據。採用合適的技術方案實施良好的數據管理策略可以減少數據安全事故,並確保擁有適合權限的人員能夠在合適的時間讀取信息。

有效的數據管理不僅能夠優化律師事務所的營運流程,還可以減低數據安全的相關成本。這些成本包括系統檢測和升級等費用、業務中斷和聲譽受損導致的損失、與數據所有者和監管機構處理事故的支出,以及支付監管機構的罰款等;IBM Security出版的報告顯示數據安全事故於2020年的平均總成本高達386萬美元。合適的LegalTech方案對於網絡安全和數據管理合規性至關重要。例如,數據的存儲及部署會影響所需的保護措施和程度。若使用雲端儲存,選擇公共雲、私有雲或混合雲解決方案,都需要注意不同的隱私和安全考慮。良好的數據管理不但可以增強網絡安全,而且還對業務連續性和現代企業的權益保障起關鍵的作用。

(四) 用LegalTech掌握業務數據以提升工作和管理效益

律師可以通過LegalTech的進階搜索和可視化技術深入了解過去案例的細節,從而提高法律研究的準確性和深度。建基於自然語言處理(Natural Language Processing,縮寫 NLP)的智能搜索,屬人工智能(AI)範疇之一,使用機器學習統計模型提高搜索結果的深度、準確性和相關性。NLP技術可以應用於公開數據,例如上市公司的披露信息,也可以應用於內部數據,例如法律判例、先例或合同條款。LegalTech使用戶能夠以更短的時間提供更高的商業價值,從而提高律師事務所的業務效益。

知識資源,包括各團隊的專長和纍計經驗,是律師事務所的核心資產。律師日常需要與内部、外部團隊和客戶進行協作溝通,LegalTech能夠有效收集並分析各方面的信息並建立標準項目流程,全面地融入各團隊成員的專長和經驗,使工作流程更趨完善。

通過科技善用集體智慧建立及改良工作流程,不但有利於風險管理和資源管理,而且有助保存寶貴的無形資產,持續提升服務水平和成本效益。

(五) LegalTech改善溝通、建立信任,提升品牌形象

客戶更願意花費與可信賴的律師事務所建立長期關係,而LegalTech有助維繫及發展與客戶互相理解及信任。在澳洲,58%的中小型企業在經營過程中依賴法律服務,但律師事務所的平均客戶流失率相當高:統計一年之內,有32%的中小型企業至少更換過一次律師。中小企決定轉換律師的原因當中,40%以成本問題為主要原因,但26%中小企認為本來的律師不了解他們的業務,而23%則因為不滿律師溝通效率而決定轉換法律代理。

有數據證明,積極引進科技來提升服務質素的律師事務所能夠顯著提高客戶滿意度。湯森路透的一項調查顯示,提供客戶門戶網站獲得的滿意度為100%,允許在線文檔審閱/標記獲得的滿意度為96%,而設有電子簽名獲得的滿意度為97%。現今客戶大多已把科技融入日常生活及業務,因此善用科技來與客戶溝通的律師事務所能夠與客戶建立更密切的關係,樹立良好的品牌形象。

LegalTech為甚麼能夠促進律師與客戶之間的關係?專屬的LegalTech平台把工作流程應用程序結合即時通訊功能,使律師團隊能夠更流暢協作及更新每個項目的最新狀態,讓客戶能夠隨時了解項目的進展。線上辦公解決方案或雲端辦公平台更集成不同安全的溝通頻道,提供電子郵件、即時信息、音視頻會議等功能。使用專屬平台分享的資料,無論以純文本、電郵附件、錄音或影片等形式上載,都受到私隱保護,根據律師事務所設置的權限允許團隊成員及客戶讀取信息。

現今律師行業的競爭和營運壓力與日趨增,要控制成本同時增加產出,因而必須以LegalTech來更有效的發揮其知識和經驗,凸顯自身優勢,才能在市場競爭中脫穎而出。傳統的工作模式漸漸被科技取代。科技帶來更低成本、更高效率、更方便的協作溝通,不但可擴展業務,還可推動長期價值增長。LegalTech與人類智慧、直覺的互動和結合,將為律師帶來新的工作方式,推動法律行業的未來發展。

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